Lorsque vous entreprenez un projet, la gestion de la documentation peut rapidement devenir un défi de taille. La masse de documents générée peut sembler écrasante. Stéphane Soh Fonhoue, directeur de Mercury met en lumière l’importance cruciale de mettre en place des processus de gestion de documents solides pour assurer le succès de votre projet. Il souligne que le contrôle des documents joue un rôle clé dans la réussite d’un projet en garantissant que toutes les parties prenantes travaillent à partir des mêmes informations et en veillant au respect des délais et des objectifs.
Pourquoi le contrôle des documents est-il essentiel ?
Le contrôle des documents, explique Stéphane Soh Fonhoue, est une discipline qui vise à garantir la qualité, la conformité et l’exactitude des documents produits par une entreprise. Cette discipline implique la vérification minutieuse de chaque étape du processus de création et de traitement des documents pour s’assurer qu’ils répondent aux normes de qualité, de sécurité et de réglementation applicables.
L’expertise de Stéphane Soh Fonhoue en gestion de projets est mise en évidence en soulignant les principaux avantages du contrôle des documents :
1. Assurer la Conformité
Les entreprises sont soumises à des réglementations strictes en matière de stockage, de conservation et de destruction des documents. Stéphane Soh Fonhoue met en avant le rôle du contrôle des documents pour garantir que les documents produits respectent ces exigences légales et réglementaires, notamment la norme ISO 9001.
2. Améliorer la Qualité et l’Exactitude
En identifiant et en corrigeant les erreurs de saisie, de formatage et de contenu avant la diffusion des documents, le contrôle des documents contribue à améliorer leur qualité et leur exactitude. Stéphane Soh Fonhoue insiste sur le fait que cela augmente la productivité et réduit les coûts liés aux corrections ultérieures.
3. Assurer la Cohérence et la Standardisation
L’expertise de Stéphane Soh Fonhoue se manifeste également dans la standardisation des documents. En appliquant des normes de qualité et de formatage à l’ensemble des documents, le contrôle des documents garantit leur clarté, leur cohérence et leur facilité de compréhension pour les utilisateurs. Cela renforce également la réputation de votre entreprise en tant que fournisseur de documents de haute qualité.
4. Faciliter la Gestion à Long Terme
Grâce à des normes de qualité élevées et à une conformité rigoureuse aux exigences légales et réglementaires, le contrôle des documents contribue à l’intégrité à long terme de vos documents. Stéphane Soh Fonhoue souligne que cela facilite la recherche et la récupération de l’information à long terme, améliorant ainsi l’efficacité globale de la gestion des documents et de vos équipes.
Le Plan de Contrôle de Documents conseillé par Stéphane Soh Fonhoue
Stéphane Soh Fonhoue met en avant le rôle clé du contrôleur de documents dans la gestion de la documentation de projet. Ce professionnel s’assure que les exigences de toutes les parties prenantes sont prises en compte dans le processus de contrôle des documents.
Son outil principal est un plan de contrôle des documents de projet bien défini. Ce plan spécifie et encadre divers éléments, notamment :
- Les rôles et responsabilités des intervenants.
- La planification, l’autorisation et l’établissement de nouveaux documents.
- La préparation de nouveaux documents.
- La convention de nommage, de contrôle de la datation, de la numérotation et de la révision.
- Le classement des documents.
- Le contrôle, l’approbation et la diffusion des documents.
- La gestion des documents externes.
- Le stockage, l’accès et la distribution des documents.
- La modification et la mise à jour des documents.
- Le traitement, la migration et la conversion des documents.
- L’archivage et la conservation des documents périmés.
- Les rapports et indicateurs de rendement.
Stéphane Soh Fonhoue souligne que ce plan de contrôle permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents de projet, de leur création à leur élimination.
Quels sont les défis de la gestion des documents ?
Malgré les avantages du contrôle des documents, Stéphane Soh Fonhoue reconnaît qu’il peut présenter des défis. Il met en lumière certains de ces défis pour mieux vous préparer :
Garder le contrôle des versions et des modifications
Suivre les différentes versions d’un document peut devenir complexe lorsque plusieurs exemplaires circulent entre différentes parties prenantes. Stéphane Soh Fonhoue insiste sur le fait que le plan de contrôle des documents facilite ces suivis, surtout avec l’utilisation judicieuse d’une solution de gestion électronique de documents (GED).
Coordonner les parties prenantes
Quand de nombreux utilisateurs interviennent sur un même document, il est possible de générer plusieurs versions. Stéphane Soh Fonhoue met en avant le plan de contrôle des documents comme un outil précieux pour apporter clarté et uniformité dans le travail de chacun.
Réduire les risques
Des processus manuels ou informels peuvent entraîner des risques de sécurité et de non-conformité, tels que la perte de données sensibles ou la violation de la confidentialité des clients. Stéphane Soh Fonhoue rappelle que des erreurs dans les documents peuvent avoir des répercussions légales potentielles, comme des plaintes, des poursuites, des amendes et des dommages à la réputation de l’entreprise.
Éliminer les erreurs humaines
Les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines, telles que les fautes de frappe, les omissions, les incohérences et les erreurs de formatage. Stéphane Soh Fonhoue met en avant la possibilité de réduire ces erreurs grâce à l’automatisation des tâches.
